こんにちは。KLab Venturesの田中です。
このブログでは日々の活動の中で感じたことをお伝えできたらと思っています。

さて、今回のテーマは僕自身の悩みでもあるのですが、
「時間の使い方」です。
1日いろんなことで忙しく仕事で追われているのに、その日終わってみると思った通りに仕事が進んでいない、なんてことはないでしょうか。
気合を入れてできる限り頑張ろう!とやってはみたものの、なかなか思ったように成果が出ない上に、何か効率も悪く疲労感だけが溜まり、いったい何してんだろうなぁ~なんて時がありました。まぁ今でもたまにあるんですけど。。。
こういう時って、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、っていう感じでバタバタしている上に差し込みの仕事が入ったりして、何となく忙しさに酔ってしまう一方で、落ち着いて仕事が出来てないもんだから、普段はしないような単純なミスをして、一層面倒な状況に陥いるのがいつものパターンです。

こんな状況になってしまっている自分を分析して問題をまとめてみると、

能力を超えた仕事量を受けてしまう
いろんな仕事を受けてしまって、または出来ると思って進めた結果、大概自分の能力を超えた仕事量を抱えちゃってます。パフォーマンスの限界を超えてるので、仕事の進行が遅れるか、仕事のクオリティが当然下がります。クオリティの下がり方はダブルブッキングとかケアレスミスとか初歩的なことに現れてきて、普段はこんなミスしないのに、なんてことが出てくると危険信号です。

優先順位が迷走する
更に仕事量が多いために冷静な判断を欠き、忙しいという理由で仕事の優先順位付けを怠ってしまいます。段々目先のことにしか気が回らなくなってしまうんです。優先順位を付けなくても普段やっているから大丈夫だろうなんて思って進めると、意外に順番が逆になっていて、急に対応しなくてはならなくなったりして、忙しい状況に輪をかけるようにペースが乱れる状況になります。

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仕事量が把握できなくなる
同様に忙しいから仕事量をちゃんと把握せずに受けちゃってるんですよね。仕事を進める初期の段階で、ゴールまでのイメージやスケジュール感を持っていれば問題ないのですが、走りながら考えすぎて、後から仕事の実際にかかる工数に気づいて焦る状況です。こういった事態が複数走らせている仕事に生じる可能性もあるわけで、そうなると関係者が期待するスケジュールとクオリティで仕事を完了することはほぼ無理です。

心の余裕がなくなる
忙しさに追われているので心の余裕はほぼない状況です(笑)。そうなると周りへの気配りはできなくなって、仕事の進め方自体もがさつになり、丁寧さがなくなるので、同僚や関係者ともトラブルが増えます。結果、仕事が更に進まない原因を自らが作るという状況を作ってしまいます。

ご覧のとおり、問題が問題を更に引き起こし悪循環に陥ってしまいます。一つ一つの仕事の良し悪しだけでなく、仕事仲間との関係値も悪くなると中長期的に仕事を進めづらい要因を引き起こしてしまいます。。。
こういった過去の経験も踏まえて、自分なりに心がけていることをまとめてみました。時間管理や自己啓発の書物に書いてある内容と重なる面もあるかもしれませんが、自分の実感として効果のあった方法で、仕事のパフォーマンス向上や自分の満足感につながっています。

朝一番に1日の計画を立てる
これはもう当たり前のことなんですが、ポイントは誰にも邪魔されない環境で、時間的に余裕のある状況でタスクと所要時間を書き出し、優先順位を決めていくことです。できれば会社に行く前とか、会社でも誰かに話しかけられない状況で計画を立てられれば最高です。忙しいと時間を確保できずに見切り発車してしまうこともあるのですが、終わってみるとちゃんと計画を立てた時の方が、多くのことを達成できているんですよね。冷静に自分のやるべきことを把握して計画することで、適切な仕事を自分に課すことができるとともに、自分に対して達成可能なイメージが醸成されるため、ポジティブな状況で仕事に臨むことができます。
 
僕は(できるだけ)年初・月初・週初にそれぞれの期間の目標や計画を立てるようにしています。中長期的に達成したい事項を日々の計画で管理していくのは無理なので、中長期的な期間で目標設定して日々の時間に配分するように意識しています。中長期的な目標はついつい後回しになりがちなので、そうならないための意識付けとしても使っています。僕的にはこれでダイエットや英語力の向上達成することができました!(禁煙はいまだできていませんが。。。)

時間のバッファを作る
1日の計画をタスクで一杯にせずに、15分程度のバッファの時間枠を2-3コマ設けます。バッファを設けることで心の余裕ができるので仕事を進めやすくなります。また、急に優先すべき仕事が入ったり、想定外の事象が発生した場合でも、バッファの時間で柔軟に対応することができます。仮にバッファとして残っても、その時間を使って仕事のクオリティを上げたり、人間関係を醸成する時間に使うことで仕事を進めやすくすることができます。計画通りに物事が進むことはほぼないので、バッファを設けることは必要不可欠な時間を確保するのと同義なんだと覆います。

自分の時間を確保する
1日の中で仕事以外の自分の時間を確保するようにしています。気分転換してリフレッシュするという意味がまずあるのですが、それ以外の側面で自分の周りの環境を世の中の常識と錯覚し視野や発想が狭くならないように、なるべく仕事は関係ない様々な人との交流や情報に触れるようにしています。例えば、平日は電車の帰りに自分の好きな小説を読んだり、休日は草野球や子供の親同士で集まったりして、多方面からインプットを行うようにしています。単純な気分転換だけでなく、新しく気づかされることも多く、こういったことで吸収した経験や事象が結果的に仕事にもつながっています(自分の娘の発言に気づかされることもあります)。

仕事の内容や進め方は自分で自由に決められない部分もあると思いますが、人に指示されたことにただ振り回されることなく、自分自身で仕事をマネジメントすることで、時間も有意義に使うことができると思います。
今回のテーマは「時間の使い方」でしたが、やることに追われて自分が時間に使われることのないように、自分が時間の主人となって上手に時間を使っていけたらと思います!
個人の悩みの整理のようになってしまいましたが、共感してもらえたら嬉しいです。

取りとめのないコラムにお付き合い頂きありがとうございました。ご意見等あればこちらまで宜しくお願いします!